V dnešní elektronické době není jistě žádným překvapením, že se elektronizace dostává i do účetních sfér a podle našeho názoru je to skvělá ekologická cesta do budoucna. Máte nepřetržitý přehled o svém účetnictví, ušetříte peníze, prostor a naše lesy, co víc si přát?!
Jak u nás elektronická archivace funguje v praxi? Prostě a jednoduše:

1. Novou účtenku či fakturu od dodavatele naskenujete buď mobilní aplikací Docspoint nebo přepošlete na originální e-mailovou adresu Docspointu či ji vložíte do webového prostředí Docspointu pomocí intuitivního rozhraní na Vašem počítači. (Můžete takto archivovat i smlouvy a jiné důležité doklady.)
2. Doklad poté můžete zahodit či jinak zlikvidovat.

Doklad je Vaším odesláním automaticky přenesen do zabezpečeného prostředí programu Docspoint přímo ke kompetentní účetní včetně jeho PDF náhledu a automaticky dostává přiděleno časové razítko právně nutné dle zákona o elektronické archivaci dokladů. Účetní do dokladu doplní data z PDF náhledu (je také možné připlatit si automatické vytěžování dat z dokladů v případě velkého množství dokladů) a poté potvrdí jeho odeslání do účetního systému Pohoda, kam se doklad automaticky zaúčtuje.

Klient má do programu Docspoint nepřetržitý 24/7 přístup, kde může nahlížet do všech svých dokladů, stahovat si jejich PDF dle potřeby apod.

Klient si může také u nás nechat nastavit několika stupňové přístupy do programu Docspoint pro zvolené zaměstnance.
Např. Společnost 123 s.r.o. zaměstnává Marii, která má v popisu práce shromažďovat doklady pro účetní, ale ředitel finančního oddělení má v popisu práce takové doklady nejdříve schválit, než je bude moci účetní zaúčtovat. Marie tedy pošle jednou z výše uvedených cest doklad do programu Docspoint, doklady může v programu třeba i předvyplnit, anebo je rovnou odeslat dál. Doklady jejím odesláním „propadnou“ v Docspointu k nastavenému schvalovateli a ten je svým schválením odešle automaticky k účetní.    

Jak probíhá kontrola od finančního úřadu s programem Docspoint? Daný úředník/ice dostane dočasný přístup do programu Docspoint a může kontrolu provézt online přímo ze svého pracoviště, tudíž není třeba vymezovat pro kontrolující úředníky extra místnost apod.