Elektronická archivace účetních dokladů

Elektronická archivace účetních dokladů

V dnešní elektronické době není jistě žádným překvapením, že se elektronizace dostává i do účetních sfér a podle našeho názoru je to skvělá ekologická cesta do budoucna. Máte nepřetržitý přehled o svém účetnictví, ušetříte peníze, prostor a naše lesy, co víc si přát?!
Jak u nás elektronická archivace funguje v praxi? Prostě a jednoduše:

  1. Novou účtenku či fakturu od dodavatele naskenujete buď mobilní aplikací Docspoint nebo přepošlete na originální e-mailovou adresu Docspointu či ji vložíte do webového prostředí Docspointu pomocí intuitivního rozhraní na Vašem počítači. (Můžete takto archivovat i smlouvy a jiné důležité doklady.)
  2. Doklad poté můžete zahodit či jinak zlikvidovat.

Doklad je Vaším odesláním automaticky přenesen do zabezpečeného prostředí programu Docspoint přímo ke kompetentní účetní včetně jeho PDF náhledu a automaticky dostává přiděleno časové razítko právně nutné dle zákona o elektronické archivaci dokladů. Účetní do dokladu doplní data z PDF náhledu (je také možné připlatit si automatické vytěžování dat z dokladů v případě velkého množství dokladů) a poté potvrdí jeho odeslání do účetního systému Pohoda, kam se doklad automaticky zaúčtuje.

Klient má do programu Docspoint nepřetržitý 24/7 přístup, kde může nahlížet do všech svých dokladů, stahovat si jejich PDF dle potřeby apod.

Klient si může také u nás nechat nastavit několika stupňové přístupy do programu Docspoint pro zvolené zaměstnance.
Např. Společnost 123 s.r.o. zaměstnává Marii, která má v popisu práce shromažďovat doklady pro účetní, ale ředitel finančního oddělení má v popisu práce takové doklady nejdříve schválit, než je bude moci účetní zaúčtovat. Marie tedy pošle jednou z výše uvedených cest doklad do programu Docspoint, doklady může v programu třeba i předvyplnit, anebo je rovnou odeslat dál. Doklady jejím odesláním „propadnou“ v Docspointu k nastavenému schvalovateli a ten je svým schválením odešle automaticky k účetní.    

Jak probíhá kontrola od finančního úřadu s programem Docspoint? Daný úředník/ice dostane dočasný přístup do programu Docspoint a může kontrolu provézt online přímo ze svého pracoviště, tudíž není třeba vymezovat pro kontrolující úředníky extra místnost apod.

left

Potřebujete poradit?Zavoláme Vám zpět.

right
Kdy chcete zavolat
Odesláním souhlasíte se zpracováním osobních údajů.